Die tatsächliche Quelle feststellen
Öffnen Sie die Kontaktverwaltung und prüfen Sie, aus welchen Konten die angezeigten Einträge stammen. Auf einem Telefon können Kontakte aus einem privaten Konto, einem Arbeitskonto und einem lokalen Speicher gemeinsam erscheinen. Die gemeinsame Ansicht bedeutet nicht, dass alle Einträge an derselben Stelle gesichert werden. Notieren Sie für jeden benötigten Bestand dessen Quelle und ungefähre Anzahl.
Unterscheiden Sie gespeicherte Kontakte von Vorschlägen, die lediglich aus bisherigen Nachrichten entstehen. Eine automatisch ergänzte Adresse muss nicht als vollständiger Kontakteintrag existieren. Kontrollieren Sie einige wichtige Personen mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls weiteren Feldern. Für beruflich verwaltete Verzeichnisse gelten eigene Regeln; exportieren Sie diese nicht ohne Berechtigung in eine private Sammlung. Beginnen Sie mit dem Bestand, über den Sie selbst verfügen dürfen.
Das Exportformat bewusst auswählen
Verwenden Sie die offizielle Exportfunktion Ihrer Kontaktanwendung und lesen Sie, welcher Umfang ausgewählt ist. Manche Vorgänge exportieren nur markierte Einträge oder einen einzelnen Bereich. Häufig begegnen Ihnen Formate wie vCard oder CSV; welche Felder erhalten bleiben, hängt von der Anwendung und dem Format ab. Speichern Sie die Datei mit einem Datum und einer eindeutigen Quellenbezeichnung.
Bewahren Sie den Export geschützt auf. Telefonnummern, Adressen und persönliche Notizen betreffen auch andere Menschen. Ein Export ist nicht automatisch verschlüsselt, nur weil das Konto zuvor ein Kennwort verlangt hat. Legen Sie ihn daher nicht versehentlich in einem öffentlich freigegebenen Ordner ab. Behalten Sie zusätzlich die Information, mit welcher Anwendung und welchem Konto die Datei erstellt wurde; das erleichtert einen späteren Import erheblich.
Mit einer kleinen Wiederherstellungsprobe arbeiten
Prüfen Sie zunächst, ob die Exportdatei vorhanden ist und eine plausible Größe besitzt. Eine Größe allein beweist allerdings keinen vollständigen Inhalt. Testen Sie den Import nach den Möglichkeiten Ihrer Anwendung in einem getrennten Testbereich oder mit wenigen unkritischen Einträgen. Importieren Sie nicht mehrfach unkontrolliert in den bestehenden Hauptbestand, weil dadurch Doppelungen entstehen können.
Vergleichen Sie Umlaute, internationale Telefonnummern, mehrere Adressen einer Person und längere Notizen. Besonders tabellarische Formate können Feldzuordnungen verlangen. Eine Telefonnummer soll nicht versehentlich in einer Namensspalte landen. Wenn ein Feld fehlt, behalten Sie die ursprüngliche Quelle und prüfen Sie ein geeigneteres Format. Die erfolgreiche Anzeige eines einzigen Namens genügt nicht, wenn im Alltag gerade zusätzliche Telefonnummern oder besondere Schreibweisen wichtig sind.
Aktualisierung und Ablage einfach halten
Legen Sie die geprüfte Kopie an einem unabhängigen geschützten Speicherort ab und nehmen Sie sie in Ihren Sicherungsablauf auf. Synchronisierung hält Änderungen zwischen Geräten aktuell, kann aber auch versehentliche Änderungen verbreiten. Eine datierte Exportkopie erfüllt einen anderen Zweck: Sie bietet einen nachvollziehbaren Stand, dessen Wiederverwendung Sie geprüft haben.
Erneuern Sie diese Kopie nach größeren Änderungen und vor einem Geräte- oder Kontowechsel. Bewahren Sie nicht unbegrenzt ungeordnete alte Exporte auf, sondern wählen Sie eine verständliche Aufbewahrung. Prüfen Sie vor dem Löschen eines Kontos erneut, ob dessen Kontakte im vorgesehenen Ziel vorhanden sind. Erst eine erfolgreiche Kontrolle rechtfertigt das Aufräumen der bisherigen Quelle. Eine kleine Notiz mit Speicherort, Datum und getesteter Importmethode macht die Kopie auch später verständlich.
Prüfen Sie Exportumfang und Wiederherstellung mit wenigen Kontakten, bevor Sie den bisherigen Bestand verändern.
