Überschriften als Bedeutung behandeln
Eine größere, fette Zeile sieht wie eine Überschrift aus, ist für das Programm aber nicht unbedingt eine. Verwenden Sie die vorgesehenen Absatzvorlagen für Überschriften, damit ihre Funktion erkennbar bleibt. Eine Hauptüberschrift und ein darunterliegender Abschnitt sollten unterschiedliche, logisch aufeinanderfolgende Ebenen erhalten. Die Auswahl richtet sich nach dem Inhalt, nicht nach der gerade attraktiveren Schriftgröße.
Beginnen Sie mit einem überschaubaren Ausschnitt Ihres Dokuments. Markieren Sie eine echte Hauptüberschrift und wenden Sie die passende Vorlage an, danach einen untergeordneten Abschnitt. Prüfen Sie, ob die Reihenfolge verständlich ist. Sie müssen nicht sofort jede denkbare Ebene verwenden. Ein Dokument mit wenigen klaren Ebenen ist leichter zu pflegen als eine unnötig tief gegliederte Sammlung.
Absätze konsistent gestalten
Für normalen Text verwenden Sie eine gemeinsame Absatzvorlage. Zeilenabstand, Abstand nach Absätzen und Einzüge lassen sich damit zusammenhängend steuern. Drücken Sie nicht mehrfach die Eingabetaste, um zwischen Abschnitten Platz zu schaffen. Solche Leerabsätze können nach späteren Änderungen an ungünstigen Stellen landen und machen die Anordnung schwer vorhersehbar.
Wenn einzelne Absätze trotz gleicher Vorlage anders aussehen, kann zusätzliche direkte Formatierung vorhanden sein. Prüfen Sie den konkreten Absatz, bevor Sie die gemeinsame Vorlage verändern. Sonst korrigieren Sie möglicherweise eine lokale Ausnahme mit einer Änderung, die alle anderen Absätze betrifft. Arbeiten Sie an einer Kopie, wenn Sie ein umfangreiches bestehendes Dokument erstmals vereinheitlichen.
Eine Vorlage ändern und das Ergebnis vergleichen
Ändern Sie testweise einen überschaubaren Aspekt einer verwendeten Vorlage, etwa den Abstand nach einer Überschrift. Kontrollieren Sie anschließend mehrere Stellen im Dokument. Der Vorteil einer Vorlage liegt darin, dass passende Absätze gemeinsam angepasst werden. Genau deshalb braucht eine Änderung eine Prüfung außerhalb der gerade sichtbaren Seite.
Behalten Sie besondere Fälle im Blick: sehr lange Überschriften, Absätze vor Tabellen und Seiten mit Abbildungen. Eine Einstellung, die an einer kurzen Überschrift gut aussieht, kann an anderer Stelle zu ungünstigen Umbrüchen führen. Verwenden Sie die vorgesehenen Absatz- und Seitenoptionen Ihrer Anwendung statt manuell zusätzliche Leerzeilen einzufügen, bis eine einzelne Seite zufällig passend aussieht.
Sonderfälle sparsam definieren
Zitate, Bildunterschriften oder Hinweise können eigene Vorlagen erhalten, wenn sie im Dokument regelmäßig vorkommen. Benennen Sie diese nach ihrer Aufgabe, nicht nur nach ihrer Farbe. „Bildunterschrift“ bleibt verständlich, auch wenn Sie die Schrift später ändern. Vermeiden Sie zahlreiche nahezu identische Vorlagen, deren Unterschied nur aus einer zufälligen Größenangabe besteht.
Beim Einfügen fremder Inhalte können zusätzliche Formatierungen mitkommen. Prüfen Sie nach dem Einfügen, ob die vorgesehenen Vorlagen weiterhin verwendet werden. Reiner Text kann manchmal der bessere Ausgangspunkt sein, benötigt aber anschließend die passende Struktur. Wählen Sie die Einfügeart bewusst und kontrollieren Sie insbesondere Listen, Tabellen und Hervorhebungen, deren Bedeutung beim Vereinfachen verloren gehen könnte.
Die fertige Ausgabe prüfen
Speichern Sie die bearbeitbare Datei und kontrollieren Sie die Seitenansicht. Überschriften sollten nicht unbemerkt allein am Seitenende stehen, während ihr Text erst auf der nächsten Seite beginnt. Prüfen Sie außerdem, ob Abbildungen und ihre Beschriftungen zusammenbleiben. Eine konsistente Vorlage erleichtert solche Korrekturen, garantiert aber nicht ohne Prüfung jeden guten Umbruch.
Wenn Sie ein PDF weitergeben, öffnen Sie den tatsächlichen Export und vergleichen Sie einige Seiten, einschließlich der schwierigen Stellen. Bewahren Sie die editierbare Fassung für spätere Änderungen auf. Der Nutzen der Formatvorlagen zeigt sich beim nächsten Überarbeiten: Sie können das Erscheinungsbild anpassen, ohne jede Überschrift und jeden Absatz erneut einzeln behandeln zu müssen.
Vorlagen nach ihrer inhaltlichen Aufgabe einsetzen und gemeinsame Änderungen an mehreren Stellen kontrollieren.
