Die konkrete Betrachtungssituation klären
Überlegen Sie, ob die Präsentation auf einem großen Bildschirm, über eine Bildschirmfreigabe oder als Datei gelesen wird. Diese Situationen unterscheiden sich erheblich. Eine Folie, die auf Ihrem Laptop aus kurzer Entfernung gut aussieht, kann im verkleinerten Besprechungsfenster schwer zu erkennen sein. Testen Sie nach Möglichkeit die spätere Ansicht statt nur den Bearbeitungsmodus.
Wählen Sie einige besonders dichte Folien als Probe: eine Tabelle, eine Abbildung und eine Seite mit längeren Aussagen. Betrachten Sie diese ohne den erklärenden Kontext, den Sie selbst bereits kennen. Fragen Sie, welche Aussage zuerst erkennbar wird und ob die nötigen Einzelheiten lesbar bleiben. Eine bestimmte Schriftgröße allein garantiert keine Verständlichkeit. Entfernung, Fläche, Schriftart und Inhalt müssen zusammen betrachtet werden, bevor Sie die Gestaltung der gesamten Datei ändern.
Aussagen ordnen statt Text nur verkleinern
Prüfen Sie jede Folie auf ihre zentrale Aussage. Wenn mehrere unterschiedliche Gedanken um Aufmerksamkeit konkurrieren, trennen Sie sie gegebenenfalls oder entfernen Sie unwichtige Einzelheiten. Verkleinern Sie nicht reflexartig den gesamten Text, nur damit noch ein Absatz hineinpasst. Eine zusätzliche gut begründete Folie kann verständlicher sein als eine einzige überfüllte Fläche.
Nutzen Sie klare Überschriften und eine nachvollziehbare visuelle Reihenfolge. Halten Sie zusammengehörige Elemente beieinander und prüfen Sie, ob ein Bild tatsächlich die Aussage unterstützt. Für digitale Zugänglichkeit können aussagekräftige Alternativtexte und eine passende Lesereihenfolge wichtig sein. Verwenden Sie die dafür vorgesehenen Funktionen Ihrer Präsentationsanwendung. Ein dekorativ eingefügtes Textfeld ist nicht automatisch an der Stelle, an der Hilfstechnologien seinen Inhalt sinnvoll ausgeben würden.
Kontrast und Abbildungen praktisch prüfen
Achten Sie auf einen gut erkennbaren Unterschied zwischen Text und Hintergrund. Prüfen Sie auch Beschriftungen innerhalb von Diagrammen sowie Text, der über einem Foto liegt. Eine Farbe, die auf Ihrem Bildschirm deutlich wirkt, kann in einer anderen Darstellung schlechter erkennbar sein. Verwenden Sie Farbe nicht als einziges Mittel, um wichtige Unterschiede zu vermitteln; ergänzen Sie passende Beschriftungen oder andere verständliche Merkmale.
Öffnen Sie vergrößerte Abbildungen und prüfen Sie deren Details. Ein kleines Bildschirmfoto wird nicht automatisch lesbar, wenn es auf die Folienbreite gezogen wird. Schneiden Sie unnötige Bereiche weg oder verwenden Sie eine klarere eigene Darstellung, ohne relevante Informationen zu verfälschen. Bei Tabellen sollten Überschriften und Einheiten erkennbar bleiben. Eine Grafik kann schön aussehen und trotzdem die eigentliche Aussage verbergen.
Die Vorführung und den Export kontrollieren
Führen Sie die Präsentation einmal vollständig in der vorgesehenen Reihenfolge vor. Prüfen Sie Übergänge, eingebettete Medien, Hinweise und mögliche private Inhalte außerhalb der eigentlichen Folien. Nutzen Sie vorhandene Barrierefreiheitsprüfungen als zusätzliche Hilfe, ohne deren Ergebnis als Beweis für eine vollständig verständliche Präsentation zu behandeln. Eine kurze Rückmeldung einer anderen Person kann unklare Stellen aufdecken, die Ihnen längst vertraut sind.
Wenn Sie eine PDF oder eine andere Exportfassung versenden, öffnen Sie diese neu und kontrollieren Sie alle Seiten. Prüfen Sie Reihenfolge, abgeschnittene Elemente und lesbare Beschriftungen. Ein Export übernimmt nicht jede interaktive oder strukturelle Eigenschaft unverändert. Benennen Sie die endgültige Fassung eindeutig und behalten Sie die bearbeitbare Ausgangsdatei. Die Kontrolle endet am tatsächlich gezeigten oder verschickten Ergebnis, nicht beim erfolgreichen Speichern der Quelldatei.
Testen Sie die Präsentation aus Sicht des Publikums und prüfen Sie eine exportierte Fassung erneut.
